Condosquebec.ca, 35 Questions sur l'administration des condos

ADMINISTRATEURS ABUSIFS / COPROPRIÉTAIRES RÉCALCITRANTS
par Me Michel PARADIS
JOLI-CŒUR LACASSE, avocats
Québec Montréal Trois-Rivières
michel.paradis@jolicoeurlacasse.com
(418) 681-7007
21 SEPTEMBRE 2008

Maintenant pour le paiement des charges, j’ai décidé que pour la période depuis la publication de la déclaration de copropriété, il n’y aura pas de charges pour personne. Nous allons commencer à en payer que le mois prochain.

Mais il y a encore 15 appartements que vous n’avez pas vendus sur 30. Vous ne paierez pas de charges pour tous ces appartements depuis le début ?

Absolument, mais vous non plus ; c’est un cadeau que je vous fais. Arrêtez de vous plaindre, c’est moi qui ai payé toutes les dépenses de la copropriété depuis le début.

RÉPONSE : Non, la déclaration de copropriété et les articles 1064 et 2729 du Code civil prévoient :

1064. Chacun des copropriétaires contribue, en proportion de la valeur relative de sa fraction, aux charges résultant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble, ainsi qu’au fonds de prévoyance constitué en application de l’article 1071. Toutefois, les copropriétaires qui utilisent les parties communes à usage restreint contribuent seuls aux charges qui en résultent.

Les charges sont d’ordre public et le promoteur est tenu d’exiger et de payer des charges. S’il ne le fait pas, les nouveaux administrateurs pourront faire publier une hypothèque légale sur les unités du promoteur.

2729. L’hypothèque légale du syndicat des copropriétaires grève la fraction du copropriétaire en défaut, pendant plus de 30 jours, de payer sa quote-part des charges communes ou de sa contribution au fons de prévoyance; elle n’est acquise qu’à compter de l’inscription d’un avis indiquant la nature de la réclamation, le montant exigible au jour de l’inscription de l’avis, le montant prévu pour les charges et créances de l’année financière en cours et celles des deux années qui suivent.

Question No 2 : Quelle est l’obligation du promoteur relativement à son administration
comme premier administrateur ?

RÉPONSE : Le promoteur doit produire des états financiers des revenus et dépenses de son administration provisoire.

Il pourrait, théoriquement, prévoir des états financiers vérifiés démontrant qu’il a assumé toutes les dépenses de l’immeuble, qui sont au moins égales ou supérieures aux charges qu’il aurait dû payer, et qui laissent un fonds de prévoyance de 5% de ce montant, qu’il n’y a aucune dépense à payer et ,uniquement dans ce cas, personne n’aurait à payer de charges pour le passé.

1105. Le conseil d'administration, lors de cette assemblée, rend compte de son administration.
Il produit des états financiers, lesquels doivent être accompagnés de commentaires d'un comptable sur la situation financière du syndicat. Le comptable doit, dans son rapport aux copropriétaires, indiquer toute irrégularité qu'il constate.

Les états financiers doivent être vérifiés sur demande des copropriétaires représentant 40 % des voix de tous les copropriétaires. Cette demande peut être faite en tout temps, même avant l'assemblée.

RÉPONSE : Les nouveaux administrateurs devront examiner et faire vérifier les livres pour:

- réclamer du promoteur et des copropriétaires les charges qui auraient dû avoir été payées;
- prévoir le fonds de prévoyance qui aurait dû avoir été constitué;
- prévoir un budget pour l’année qui vient;
- prendre un recours contre le promoteur qui n’a pas payé ce qu’il devait avant 3 ans de la date
de leur élection.

(De nouveaux administrateurs sont élus à cette assemblée)

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2ème SCÈNE

La première chose à faire est de récupérer les documents pour constituer le registre de la copropriété.

Question no 4 : Est-il nécessaire de constituer un registre ?

RÉPONSE : Oui c’est une obligation claire:

1070. Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires :

- un registre contenant le nom et l'adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire,
-les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d'administration,
- ainsi que les états financiers

Il tient aussi à leur disposition :

- la déclaration de copropriété,§ les copies de contrats auxquels il est partie,
- une copie du plan cadastral,
- les plans et devis de l'immeuble bâti, le cas échéant,
- et tous autres documents relatifs à l'immeuble et au syndicat.

Question no 5 : Quels documents le promoteur doit-il remettre pour le registre de la copropriété ?

RÉPONSE : Le registre est en fait un tiroir ou deux d’un classeur où tous les documents de la copropriété exigés sont placés, pour permettre aux administrateurs successifs de les trouver et aux copropriétaires de les consulter.

Le registre au sens propre du terme devrait prendre la forme suivante:

- Unité no 101
- Copropriétaires: Louis Tremblay - Céline Côté (50-50)
- Adresse si à l’extérieur : 1 rue du Colisée Québec G1T1T1
- Téléphone : 418- 654- 4444
- Stationnements: S101 (attribué) S102 (loué du 102)
- Casier de rangement: C101
- Locataire: Oui voir registre des locataires
- Date d’achat : 1er janvier 2008
- Prix payé : 230 000,00$
- Date de revente:
- Travaux réalisés :Planchers de bois franc dans chambre 2, autorisés
- Non respect de la déclaration : Chien : aucune plainte

Question no 6: Quels documents doivent être mis au fur et à mesure dans le registre ?

RÉPONSE : Tout, c’est-à-dire :

- les avis aux copropriétaires
- les avis affichés
- les convocations
- les journaux internes
- les procès-verbaux des assemblées
- les documents annexés
- les lettres des copropriétaires
- les contrats
- les soumissions
- les factures, etc…

Un administrateur sortant a le droit de conserver une copie des documents qui lui sont passés entre les mains pendant son mandat pour protéger sa responsabilité.

Maintenant il faut établir une politique de consultation du registre : les copropriétaires ne peuvent pas venir ici à tout bout de champ pour voir le registre puis avoir des copies : on va être pris pour faire cela à temps plein.

On va charger 25$ pour chaque consultation, ça va être seulement les lundis soir entre 18h00 et 19h00 et ils n’auront pas le droit de faire des copies.

Question no 7 : Quelle est la validité de cette politique de consultation?

RÉPONSE : Selon nous, elle est invalide.

Les administrateurs sont bénévoles ou rémunérés pour faire leur travail et donc ils ne peuvent facturer leur temps aux copropriétaires. Par contre, ils peuvent facturer les photocopies. De même un gestionnaire externe qui détiendrait le registre pourrait charger des frais aux copropriétaires si cela est prévu à son contrat et publicisé aux copropriétaires. Par ailleurs les photocopies doivent être permises, mais de certains documents seulement. Une demande du genre: Donnez-moi une photocopie de toutes les factures payées dans l’année est irrecevable.

Question 8a) : Les copropriétaires peuvent-ils remettre cette politique en cause à l’assemblée des copropriétaires ?

RÉPONSE : Absolument, ils pourraient le faire mettre à l’ordre du jour et faire voter l’abrogation de cette politique par le vote de la majorité simple des copropriétaires.

Question 8b) : Y a-t-il des informations confidentielles au registre ?

RÉPONSE : Nous croyons que le syndicat n’est pas une entreprise au sens du Code civil et donc que la loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé ne s’appliquerait pas.

Mais il y a quand même des règles de base. Ainsi les informations de base du registre sont publiques par le contrat de vente. Par contre certaines informations ne doivent être dévoilées que sur demande spécifique avec justification: on ne devrait pas savoir qui est locataire de chaque unité. Par contre, un copropriétaire qui veut prendre un recours contre un locataire délinquant doit pouvoir connaître son identité. Les lettres de plaintes des copropriétaires contre d’autres devraient demeurer confidentielles, mais pas celles relatives aux parties communes ou les lettres du syndicat aux copropriétaires en défaut.

Il nous faut adopter une politique d’amendes parce que je constate que c’est le laisser-aller total pour le respect de la déclaration : les souliers dans les passages, les stationnements des visiteurs utilisés par les copropriétaires, les chiens, les BBQ, c’est le bordel….

On va charger 500$ d’amendes pour toute contravention, en donnant un avis préalable de se conformer, sinon à partir de telle date on imposera l’amende.

Question no 10 : 500$ par infraction ???

RÉPONSE : Un tel montant pour une première infraction pourrait être jugé déraisonnable.

Question no 11 : Comment serait rédigée une clause d’amende qui serait raisonnable ?

RÉPONSE :Les amendes pour les infractions ponctuelles peuvent être prévues ainsi :

«La période de référence sera du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

1. La première infraction pendant la période de référence ne donne pas lieu à aucune amende;
2. la seconde infraction pendant la période de référence donne lieu à une amende de 50$;
3. toute infraction additionnelle pendant la période de référence donne lieu à une amende graduellement augmentée de $25 pour chaque nouvelle infraction.(3ème 75$, 4ème 100$, etc…)»

Les amendes pour les infractions continues peuvent être prévues ainsi :

«Toute infraction qui se poursuit chaque jour plus de quinze (15) jours continus après un avis des administrateurs dénonçant cette infraction, donne lieu à une amende fixe de ($500) par période de référence. (01/01 au 31/12)»

S’il ne paie pas l’amende, on va inscrire une hypothèque légale sur son unité !

Non, on ne peut pas ! Il faut accumuler les amendes et aller aux Petites Créances quand on en a pour moins de 7000$.

Question no 12 : Qui a raison ?

RÉPONSE : La présidente a raison car l’amende ne fait pas partie des charges ou de la contribution au fonds de prévoyance qui pourraient donner lieu à une hypothèque légale non plus qu’à l’application de l’article 1069 CcQ. au moment d’une vente. Le recours est aux petites créances s’il est moins de 7000$.

Mais il y le propriétaire du 210, M. Richard, qui a un chien qui jappe sans arrêt ; Je suis allé lui dire l’autre jour, quand il sortait du stationnement avec sa Porsche, qu’il serait mis à l’amende ; il m’a envoyé promener en me disant qu’il avait de l’argent pour tous nous acheter et qu’il la paierait notre amende si nécessaire pour garder son chien.

Dans ce cas-là, qu’est ce qu’on devrait faire ? Ça ne sert à rien les amendes.

Je pense qu’on pourrait demander une injonction, mais ça va nous coûter cher.

Mais notre déclaration prévoit que le juge peut le condamner à payer nos frais d’avocats au complet.

Question no 13 : Qu’est-ce qu’une injonction ?

RÉPONSE : Une injonction est une ordonnance de cour enjoignant une personne de faire ou de ne pas faire quelque chose. Elle peut être PROVISOIRE, en cas d’urgence grave et nécessitant une intervention immédiate; INTERLOCUTOIRE (c.a.d obtenue à court terme) si le syndicat démontre un droit clair ou que la balance des inconvénients favorise le syndicat; ou PERMANENTE c.a.d dans la plupart des cas comme une cause au mérite entendue dans un délai d’environ 18 mois.

Question no 14 : Combien ça peut coûter ?

RÉPONSE : Une injonction contestée à tous les niveaux coûtera plus de 10 000,00$.Par contre, la simple rédaction et envoi de la procédure, qui peut coûter 1/5 de cette somme, est souvent suffisante pour régler un dossier.

Question no 15 : Qu’est-ce que la déclaration de copropriété pourrait ou devrait prévoir pour que les frais d’avocats de la copropriété soient payés par le copropriétaire en défaut si le syndicat a raison ?

RÉPONSE : En plus, si la déclaration a une clause de frais extrajudiciaires, le syndicat peut demander à la Cour d’en être indemnisé:

Les honoraires et déboursés extrajudiciaires encourus lorsque les services d’un avocat sont retenus par le syndicat pour contraindre un copropriétaire à respecter les dispositions de la déclaration de copropriété, y compris quant aux paiements dus par ce copropriétaire au syndicat en vertu de la déclaration de copropriété, sont à la charge du copropriétaire poursuivi sauf dans les cas où :

1. la réclamation du syndicat est réglée sans que le syndicat ait à recourir à des procédures judiciaires ou à la publication d’une hypothèque légale contre le copropriétaire en défaut ;

2. suite à des procédures judiciaires intentées par le syndicat, un jugement final rejette en totalité la réclamation du syndicat;

3. suite à des procédures judiciaires intentées par le syndicat, un jugement final mitige les honoraires et déboursés extrajudiciaires qui doivent être payés par le copropriétaire en défaut, en raison du fait que celui-ci a fait la démonstration qu’une partie de la réclamation du syndicat était mal fondée.

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3ème SCÈNE

Ça fait 3 mois que les administrateurs sont nommés et on n’a aucune nouvelle.

J’ai entendu dire qu’ils avaient engagé un gestionnaire et que ça coûterait 12 000$ par an.

J’ai entendu dire qu’ils allaient donner un contrat pour décorer le hall d’entrée : ça aussi ça va nous coûter beaucoup d’argent : ils peuvent pas décider tout ça sans nous consulter.

Je pense qu’on peut et qu’on devrait convoquer nous-mêmes une assemblée spéciale des copropriétaires !

Je pense qu’on ne peut pas et qu’il faut leur demander à eux d’en convoquer une.

Question no 16: Les administrateurs peuvent-ils engager seuls un gestionnaire ? Si oui, les copropriétaires peuvent-ils faire renverser cette décision par la suite ?

RÉPONSE : Oui si la déclaration de copropriété le prévoit comme dans la majorité des cas ; par contre si ce n’est pas prévu, nous sommes d’avis qu’un vote de la majorité des copropriétaires est requis. Les administrateurs seraient prudents de soumettre cette décision aux copropriétaires d’abord.

Question no 17 : Les administrateurs peuvent-ils accorder des contrats pour la décoration du hall d’entrée sans autorisation des copropriétaires ?

RÉPONSE : Non car il s’agit clairement de travaux d’amélioration qui nécessitent le vote de 75% de tous les copropriétaires selon 1097(2) du Code civil.

Question no 18 : Les copropriétaires peuvent-ils convoquer eux-mêmes une assemblée sans passer par les administrateurs ?

RÉPONSE : Non, car les déclarations prévoient que les copropriétaires doivent toujours demander aux administrateurs de convoquer une assemblée et si eux ne les convoquent pas dans les x jours, alors ils peuvent le faire.

Quand des copropriétaires demandent une assemblée en nombre suffisamment grand, souvent pour contrer les administrateurs, les administrateurs doivent au moins garder les points demandés tels quels et ils peuvent ajouter les points qu’ils veulent.

Question no 19 : Qu’arrive-t-il si les contrats ont déjà été signés et que l’assemblée convoquée vote contre ?

RÉPONSE : Si les administrateurs étaient autorisés à les signer, ils doivent être respectés jusqu’à échéance ou il faudra négocier une indemnité pour y mettre fin.

Si les administrateurs n’étaient pas autorisés, il faut démontrer que le tiers le savait ou aurait dû le savoir:

1320. L'administrateur qui excède ses pouvoirs est responsable envers les tiers avec qui il contracte, à moins que les tiers n'en aient eu une connaissance suffisante ou que le bénéficiaire n'ait ratifié, expressément ou tacitement, les obligations contractées.

Si tel est le cas, le contrat peut être annulé sans indemnité ou le syndicat pourrait avoir un recours contre les administrateurs qui auraient fait perdre de l’argent à la copropriété.

Avant de convoquer l’assemblée, il faudrait être certain de notre coup. Je vais demander de consulter le registre de la copropriété car ils doivent y mettre les contrats.

Mais je pense qu’ils n’ont pas encore signé de contrat mais qu’ils ont seulement obtenu des soumissions et donc ce ne sera pas au registre.

Il faudrait aussi savoir combien il nous reste d’argent. Je vais demander à mon mari qui est comptable d’aller voir cela. Ils vont être obligés de nous donner tous leurs livres de comptabilité pour qu’on examine cela.

Question no 20 : Les soumissions doivent-elles être disponibles pour consultation par les copropriétaires ou seulement les contrats ?

RÉPONSE : Oui, les soumissions doivent être mises à la disposition des copropriétaires parce qu’elles sont des documents portant sur l’immeuble.

Question no 21 : Les livres de comptabilité doivent-ils être accessibles pour examen par les copropriétaires ?

RÉPONSE : Cette question a fait l’objet d’un jugement récent de la cour supérieure et le juge a déterminé que NON les livres de comptabilité n’étaient pas accessibles. À notre avis, cette décision fait état d’un contexte particulier, et en principe, s’il y avait une décision de l’assemblée faisant état d’irrégularités, ces livres devraient être mis à la disposition des copropriétaires. Le promoteur devra toujours les mettre à leur disposition en raison de l’article 1106CcQ

Je suis pas sûre, ça prendrait vraiment des motifs graves, comme une fraude ou quelque chose comme cela.

Pas du tout, il suffit que ce soit voté à la majorité des copropriétaires ; on n’ a même pas besoin de donner de motifs.

Question no 22 : Est-ce que les administrateurs peuvent être destitués tout simplement parce qu’ils ne respectent pas la déclaration de copropriété ?

RÉPONSE : Techniquement oui, à moins que la déclaration ne prévoit des motifs spécifiques de destitution.

Question no 23 : Doit-on exposer les motifs de destitution à l’assemblée ?

RÉPONSE : Selon nous, oui, les déclarations prévoient que des motifs doivent être donnés: il doit être possible de poser des questions à ceux qui demandent la destitution et un droit de parole doit être donné à ceux que l’on voudrait destituer.

Question no 24 : Quel est le vote requis pour destituer les administrateurs ?

RÉPONSE : Si la déclaration ne prévoit pas un vote spécial ce sera la majorité simple des copropriétaires.

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4ème SCÈNE

Je suis venu voir le registre, les livres de comptabilité, les contrats de notre copropriété, vous devez me les montrer.

C’est 25$ de frais de consultation s.v.p.. En plus, vous ne verrez pas les livres de comptabilité.

M. Lapointe :

Je conteste que je doive vous payer, mais je n’ai pas le choix et donc je le fais sous protêt et je vais déduire 25$ de mes charges communes.

Alors je ne vous montre rien ; en plus des copropriétaires se plaignent que vous avez un BBQ sur votre balcon ; tant que vous le garderez, on ne vous donnera pas accès aux livres. On va se voir en cour monsieur !

Calmez-vous, il doit y avoir un moyen de régler tout cela sans aller en cour. Il me semble que la déclaration parle de médiation et d’arbitrage. Je veux une médiation et si cela ne fonctionne pas, je veux un arbitrage!

On a parlé au conseil que si on avait un problème comme ça, on serait d’accord avec une médiation, mais pas un arbitrage : si la médiation ne marche pas, on va en cour direct.

Question no 25 : M. Lapointe peut-il déduire le 25$ de ses charges communes et s’il le fait, quelles sont les conséquences ?

RÉPONSE : Techniquement il peut, mais il sera alors en défaut de paiement de ses charges avec les possibles sanctions que cela implique. Il est mieux de payer sous protêt, de conserver son recours, et de soumettre la question à l’assemblée des copropriétaires en demandant que tous ceux qui ont payé lesdits frais dans l’année soient remboursés.

Question no 26 : Le secrétaire peut-il refuser de montrer le registre si M. Lapointe paie le 25$ sur place (même s’il menace de le couper de ses charges) ?

RÉPONSE : Non, car il ne respecterait alors pas la déclaration de copropriété. Les registres doivent être accessibles. Selon nous, il devrait lui montrer même s’il refuse de payer si la politique de frais n’a jamais été approuvée par les copropriétaires.

Question no 27 : Le secrétaire peut-il refuser de montrer le registre parce que M. Lapointe contrevient à la déclaration de copropriété avec son B .B.Q. ?

RÉPONSE : Bien que M. Lapointe devrait respecter la déclaration, s’il veut aussi que les autres la respectent, les tribunaux ont déjà déterminé que le défaut de l’un et de l’autre n’est pas une défense valable pour ne pas soi-même respecter la déclaration. Alors ce n’est pas un motif pour ne pas lui montrer le registre.

Question no 28 : M. Laforte est-il tenu d’accepter la médiation ?

RÉPONSE : NON, si la déclaration prévoit une clause de médiation comme de plus en plus le font, il faut bien comprendre que la médiation est un processus toujours facultatif, où tous doivent se présenter volontairement.

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5ème SCÈNE

Avant de commencer l’assemblée, je veux vous faire part que M. Lapointe du 210 et Mme Jacques du 215 sont privés de leur droit de vote parce qu’ils n’ont pas payé leurs charges depuis 3 mois.

RÉPONSE : OUI, la réponse peut paraître surprenante, mais nous croyons que les copropriétaires ont le droit de savoir à une assemblée si leurs voisins présents ont tous un droit de vote valide; par contre si les raisons de non-paiement sont contestées, nous sommes d’avis que la question peut être soumise à l’assemblée des copropriétaires.

Je conteste votre décision ; je paye mes charges mais c’est vous qui m’avez forcé à déduire 25$ parce que j’ai été forcé de le payer en raison de votre règlement abusif de consultation des registres.

Vous n’avez pas droit de vote et de parole monsieur ; même que… on vous tolère dans la salle mais on pourrait exiger que vous sortiez, alors taisez-vous !

RÉPONSE : En principe, un copropriétaire déchu de son droit de vote ne peut participer verbalement dans la prise de décisions à l’assemblée. Nous croyons qu’il a le droit d’être présent et de s’exprimer sur des questions qui ne font pas l’objet d’une décision de l’assemblée.

La présidente, Mme Veillette :

On a mis comme point 1 à l’ordre du jour la destitution des administrateurs ; nous estimons que comme les deux copropriétaires qui ont demandé que ce soit mis à l’ordre du jour sont déchus de leur droit de vote, ce point ne peut plus être traité.

Mais moi je veux qu’il reste à l’ordre du jour, et je suis appuyé par Mme Côté

RÉPONSE : Bien que cette question n’ait pas encore été décidée par les tribunaux, nous aurions tendance à croire qu’un copropriétaire déchu du droit de vote, ne peut pas non plus faire mettre un point à l’ordre du jour qui serait soumis au vote des copropriétaires.

Question no 33 : Si oui, est-ce que la demande du copropriétaire dûment appuyée vient de revalider la mise à l’ordre du jour de la destitution ?

RÉPONSE : La réponse est encore plus difficile: S’opposent les deux arguments suivants:Si le point ne pouvait être validement à l’ordre du jour: alors il ne peut être question de le revalider sans qu’il soit nécessaire de convoquer une nouvelle assemblée après en avoir informé les copropriétairesComme le point était à l’ordre du jour, les copropriétaires devaient s’attendre à ce qu’il soit traité et donc il avait été annoncé et ainsi il est possible de prendre un vote valable sur la question.

Question no 34 : Y a-t-il et quel est le recours du syndicat contre M. Lapointe ?

RÉPONSE : Le syndicat pourra réclamer son déductible s’il démontre que le copropriétaire a une responsabilité dans le litige.

Question no 35 : La présidente peut-elle avoir une responsabilité personnelle ?

RÉPONSE : Les administrateurs n’ont une responsabilité personnelle que lorsqu’ils agissent de manière malhonnête en violation claire de la déclaration de copropriété.